Algemeen
Iedere relatie van DEMCON kan bij het netwerken en/of het onderhandelen/aangaan van een overeenkomst met DEMCON persoonsgegevens aan DEMCON verstrekken. Daarbij vertegenwoordigt u wellicht het bedrijf waar u werkzaam bent. De persoonsgegevens die DEMCON ontvangt, worden vervolgens door haar verwerkt. Met verwerken wordt in deze privacy verklaring bedoeld het verzamelen, opslaan, raadplegen, bijwerken, afschermen, vernietigen en, indien noodzakelijk, delen van de persoonsgegevens met derden. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om met u in contact te treden en te blijven, overeenkomsten uit te voeren, u op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen binnen DEMCON, aan (archief-) wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen en om u te kunnen uitnodigen voor events die DEMCON organiseert. In het vervolg van dit document zullen deze onderwerpen, rechten en doorgiften worden toegelicht.
Gelet op het toenemende volume van gegevensverwerking is het belang en de bewustwording rondom de bescherming van persoonsgegevens gegroeid. Daarom informeert DEMCON u graag over de verwerking van uw persoonsgegevens binnen DEMCON. Hiervoor is deze privacy verklaring opgesteld.
Deze privacy verklaring is van toepassing op alle relaties van DEMCON, waaronder (potentiële) klanten, leveranciers, projectpartners, bezoekers van de DEMCON website en/of deelnemers aan events van DEMCON.
Verwerkingsverantwoordelijke
DEMCON bestaat uit verschillende vennootschappen. De verwerking van uw persoonsgegevens zal met name plaatsvinden binnen de DEMCON vennootschap waarmee u een relatie heeft. Daarnaast worden uw persoonsgegevens binnen de DEMCON group verwerkt door de volgende vennootschap:
DEMCON management & support B.V.
Institutenweg 25
7521 PH ENSCHEDE
Tel: 088-115 2000
Binnen DEMCON management & support B.V. is het grootste deel van de ondersteunende diensten voor de gehele DEMCON group centraal geregeld. Het gaat hierbij onder meer om de afdelingen finance, legal, PR & Communication en HR. Alle bedrijven binnen de DEMCON group kunnen, voor zover deze betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens, worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke en zijn dan ook gebonden aan deze privacy verklaring. In geval van vragen over de daadwerkelijke verwerking van uw individuele persoonsgegevens kunt u contact opnemen met privacy@demcon.com.
Zorgvuldigheid en technische beveiliging
DEMCON gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zorgt voor een goede (technische) beveiliging daarvan. DEMCON houdt zich in alle gevallen aan de wettelijke voorschriften in verband met de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679). Zo voorkomt DEMCON o.a. de verwerking van onnodige persoonsgegevens, is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot een groep medewerkers die uw persoonsgegevens noodzakelijkerwijs moet kunnen verwerken, werkt DEMCON alleen met ICT-systemen die uw persoonsgegevens adequaat beschermen en beschikt DEMCON over een gedetailleerd beleid en protocol om het lekken van uw persoonsgegevens te voorkomen.
Persoonsgegevens die verwerkt worden
Afhankelijk van het type relatie tussen u en DEMCON kunnen verschillende soorten persoonsgegevens worden verwerkt. Zo worden voor klanten andere gegevens verwerkt, dan voor bezoekers van de DEMCON website. De volgende persoonsgegevens kunnen door DEMCON worden verwerkt:
a. achternaam, geboortenaam, voornaam en voorletters, titel, roepnaam;
b. geboortedatum en/of leeftijd;
c. geboorteplaats;
d. geslacht;
e. contactgegevens: adres, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres;
f. IP-adres
g. foto- en/of videomateriaal;
h. bijzondere persoonsgegevens: dieetwensen.
Doeleinden van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend voor de volgende doeleinden verwerkt:
a. afwikkeling van overeenkomsten met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
b. onderhandelingen/afwikkeling van offertes en aanvragen van het bedrijf waarvoor u werkzaam bent;
c. uitvoering van maatregelen voor (persoonlijke) veiligheid bij een bezoek aan DEMCON ;
d. uitvoering van projecten en werkzaamheden (inclusief facturatie);
e. uitnodiging voor events, georganiseerd door (o.a.) DEMCON ;
f. PR/marketing/acquisitie van DEMCON ;
g. opnemen van contact n.a.v. contactverzoek (o.a. via website of event);
h. verbetering van de bedrijfsvoering van DEMCON.
Verwerking van uw persoonsgegevens buiten deze doeleinden vindt niet plaats.
Duur van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk en/of wettelijk voorgeschreven. De verwerking vindt in ieder geval plaats gedurende de gehele klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie met u of met het bedrijf waarvoor u werkzaam bent.
Indien de relatie met u of het bedrijf waarvoor u werkzaam bent, eindigt, bewaart DEMCON uw persoonsgegevens gedurende zeven (7) jaar na de beëindiging van de relatie. Deze bewaring is noodzakelijk om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, alsmede in verband met individuele afspraken met u of uw bedrijf.
Indien uw persoonsgegevens niet in het kader van een (bestaande) klant/leveranciers/samenwerkingsrelatie worden verwerkt, bewaart DEMCON uw persoonsgegevens gedurende drie (3) jaar na het verstrekken van de persoonsgegevens. DEMCON kan u in deze periode benaderen voor opvolging van events, het toezenden van informatie en/of verslagen en in verband met een eventuele contactaanvraag.
Na de genoemde periode worden uw persoonsgegevens door DEMCON vernietigd, tenzij DEMCON op grond van de relevante wet- en regelgeving langere bewaartermijnen dient te hanteren dan de hierboven genoemde termijnen, of u opnieuw toestemming verleent om uw persoonsgegevens te verwerken.
Persoonsgegevens delen met derde partijen
Uw persoonsgegevens worden alleen met medewerkers binnen DEMCON gedeeld die uw persoonsgegevens ter uitvoering van de overeenkomst met u noodzakelijkerwijs dienen te kennen of voor zover het delen noodzakelijk is om met u in contact te kunnen treden. Voor het voeren van een deugdelijke centrale administratie werkt DEMCON met verschillende (software) systemen. DEMCON heeft met de leverancier van deze systemen overeenkomsten gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens. Op verzoek kan een lijst worden verstrekt van de leveranciers die op dat moment toegang hebben tot uw persoonsgegevens.
Daarnaast werkt de afdeling finance van DEMCON nauw samen met accountants. In dat kader kunnen uw persoonsgegevens (o.a. vermeld in/op inkoopopdrachten van klanten, inkoopfacturen, overeenkomsten, betalingsregelingen en diverse andere stukken ter onderbouwing van de cijfers van DEMCON ) worden gedeeld met accountants. Ook hiervoor heeft DEMCON een overeenkomst gesloten ter bescherming van uw persoonsgegevens.
Uw rechten
In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:
a. recht op inzage in uw persoonsgegevens die door DEMCON worden verwerkt. Daarbij ontvangt u ook een overzicht van derden aan wie uw persoonsgegevens zijn verstrekt;
b. recht op rectificatie, indien DEMCON bijv. niet de juiste persoonsgegevens verwerkt. Hierbij kan gedacht worden aan de wijziging van uw adresgegevens bij verhuizing;
c. recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (recht om vergeten te worden). Dit geldt niet, indien DEMCON wettelijk verplicht is om de persoonsgegevens te bewaren;
d. recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
e. recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
f. recht om de toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens weer in te trekken;
g. recht op het stellen van vragen dan wel kenbaar maken van opmerkingen/bezwaren bij DEMCON en indien dit niet naar tevredenheid verloopt, bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Indien u gebruik wilt maken van (één van) deze rechten, neem dan contact op met privacy@demcon.com.
Vragen en klachten
Indien u vragen heeft of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met DEMCON via privacy@demcon.com. DEMCON zal vervolgens contact met u opnemen en uw vraag beantwoorden en/of uw klacht behandelen. Mocht u vinden dat DEMCON u niet op de juiste manier helpt, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen. De contactgegevens zijn als volgt:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag.
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
088 – 1805 250
Toepasselijk recht en wijziging
Op deze privacy verklaring is uitsluitend het Nederlandse recht van toepassing. DEMCON is gerechtigd, deze privacy verklaring eenzijdig te wijzigen indien dit in het kader van bedrijfsbelangen van DEMCON of wetswijzigingen noodzakelijk is.